- Une simple facture permet d’entamer une procédure de recouvrement.
- L’ajout de pièces justificatives est nécessaire quand le débiteur conteste l’impayé.
- L’efficacité d’un recouvrement professionnel se mesure à la qualité de la relation qui lie le créancier et la société mandatée.
L’efficacité d’un recouvrement confié à un professionnel, repose sur l’étroite collaboration entre le créancier et la société de recouvrement qu’il a choisie. Dans ce cas de figure, le professionnel est le mandataire et il agit au nom du créancier qui est le mandant.
L’impayé, 1re pièce constitutive d’un dossier
Une société a besoin, pour entamer une procédure de recouvrement, d’une simple facture impayée. De ce fait, il est très facile de constituer un dossier de recouvrement en ligne, auprès d’un professionnel qui a franchi le pas de la numérisation de son activité.
La facture permet alors à la société de recouvrement d’envoyer un courrier au débiteur avec des mentions obligatoires, conformément à l’article R 124-4 du code de procédure civile d’exécution, et s’appuie sur des éléments figurant sur la facture (numéro, montant, date, coordonnées du créancier et du débiteur).
Cette démarche permet de lancer une procédure de recouvrement, qui peut suffire si le débiteur y répond favorablement. Sinon, d’autres méthodes comme les relances téléphoniques, voire les visites domiciliaires, peuvent s’avérer nécessaires.
Le renforcement progressif du dossier
Dans certains cas, et notamment si le débiteur conteste l’impayé, il peut être utile de verser des justificatifs supplémentaires au dossier de recouvrement (ex. bons de commande). Le professionnel mandaté peut alors demander ces justificatifs directement à son client. Celui-ci peut également les transmettre, notamment via son espace client en ligne, au fur et à mesure.
La réactivité de la transmission des pièces justificatives est essentielle, compte tenu de la nécessité de gagner du temps pour aboutir à des résultats probants.
L’importance d’une relation de qualité
Il importe, du côté du client, de bien identifier la personne pertinente et d’en faire un interlocuteur unique, afin d’éviter les risques de confusion et de perte de temps dans le traitement des dossiers.
La transparence, du côté du professionnel du recouvrement, est également essentielle car elle fonde une relation de confiance. Avec le numérique, il est très facile de rendre compte en temps réel, des actions menées et donc de permettre au créancier d’en prendre connaissance.
Une collaboration étroite et une communication effective entre les deux parties, conditionnent ainsi la réussite de l’opération de recouvrement.
